|
Was beim Empfang von elektronischen Rechnungen zu beachten ist!
Der Empfang elektronischer Rechnungen wird oft stillschweigend akzeptiert. Eine gängige Praxis ist das Ausdrucken und Ablegen. Dies ist aber definitiv für den Vorsteuerabzug nicht ausreichend.
Deshalb bringen wir hier einige wichtige Punkte:
- Der Rechnungsempfänger muss die elektronische Rechnung akzeptieren, wobei diese Zustimmung keiner besonderen Form bedarf. Durch mehrmaliges Bezahlen einer Rechnung haben Sie so unter Umständen die stillschweigende Zustimmung zum Erhalt der elektronischen Rechnung gegeben.
- Eine elektronische Rechnung berechtigt nur in dieser Form zum Vorsteuerabzug. Das Ausdrucken, Ablegen und Löschen der Rechnungsdatei kann zur Rückzahlung der Vorsteuer führen.
- Eine elektronische Rechnung muss in Österreich mit einer sicheren oder fortgeschrittenen Signatur eines authorisierten Zertifizierungsdienstleisters versehen werden. Dadurch werden die Unversehrtheit des Inhaltes und die Echtheit der Herkunft einer elektronischen Rechnung gewährleistet.
- Die elektronischen Rechnungen sind vom Rechnungsempfänger - wie auch im Falle des Erhalts von Papier - 7 Jahre lang elektronisch aufzubewahren (z.B. CD, DVD). Der Nachweis über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten ist Teil der Rechnung! Der Empfänger hat dies zu kontrollieren.
- Bei pdf-files kann dies einfach mit ADOBE Acrobat Reader (dt. Version: mind. 7.0.8) geschehen. Dazu geht man auf den Menüpunkt "Werkzeuge" - "Alle Unterschriften prüfen". Acrobat prüft mit einer Verbindung zum Signaturserver, ob die digitale Signatur mit dem Signator(name) ident sind.
ABER Achtung: Adobe Acrobat hat in der deutschen Version noch bekannte Fehler. So werden korrekte Signaturen als unbekannt angezeigt.
Wurde das Mail signiert, was ebenfalls zulässig ist, so wird eine Signatur als rotes oder blaues Siegel (je nach Mail Client) angezeigt. Durch klick auf das Siegel wird die Signatur über den Signaturserver automatisch geprüft. Dafür ist immer eine Internetverbindung erforderlich.
Sonstt gibt es Tools wie SMAR.BILL Checker, die diese Arbeit einfach und automatisch übernehmen.
- Die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes hinsichtlich der Rechnungsbestandteile müssen eingehalten werden.
- Gutschriften können ebenfalls elektronisch übermittelt werden.
- Im Falle einer Prüfung sind diese Daten dem Finanzamt bereitzustellen, wobei bei der Vorlage beim Finanzamt zum vorläufigen Nachweis auch ein Ausdruck der elektronischen Rechnung reicht.
- Der Ausdruck auf Papier beseitigt jedoch nicht die Verpflichtung zur Aufbewahrung der elektronisch übermittelten Daten!
|
